06 May 2020

PSOhub gaat verder waar HubSpot stopt

HubSpot is een belangrijk en steeds populairder platform dat de mogelijkheid biedt om marketing en sales soepel te integreren. Toch heeft HubSpot nog een missing link als het aankomt op de integratie van projectmanagement, slim contractmanagement, (geautomatiseerde) tijdsregistratie en facturatie. 

Het goede nieuws is dat de oplossing op komst is. PSOhub integreert namelijk projectmanagement, slim contractmanagement, urenregistratie en kostenplanning in één overzichtelijk platform. In dit artikel lees je het verhaal achter deze gave oplossing die we bij Appronto aan het bouwen zijn.


Praktische marktbehoefte

PSOhub is geboren uit een praktische marktbehoefte die de vier ondernemers achter het platform in de dagelijkse werkpraktijk aan den lijve ondervonden. “Vrijwel alle CMS- en PSA-tools voor kleinere dienstverlenende bedrijven (tot circa 20 mensen) vertonen een belangrijk hiaat: er zijn weinig tot geen mogelijkheden om het contract-, factuur- en urenmanagement goed te integreren met projectmanagement”, vertelt René de Jong, een van de ondernemers achter PSOhub. “Er is echt nog sprake van een zogenoemde “blue ocean” voor kleinere bedrijven (de strategisch organisatiebenadering die er vanuit gaat dat bedrijven de concurrentiestrijd niet moeten aangaan, maar zich meer moeten richten op ongerepte markten). Bovendien was binnen HubSpot op dat vlak ook nog niets voorhanden. Zo was de missing link dus compleet.”

PSOHub

De HubSpot-keten verlengen

PSOhub is een tool die de HubSpot-keten verlengt. “HubSpot levert alles van lead tot deal, maar houdt eigenlijk op na het sluiten van de deal. PSOhub verlengt de keten en begeleidt de gebruiker dus van lead naar cash, het eigenlijke eindpunt van het project. Vooral het specifieke projectgedeelte, dat volgt op de marketing en sales en voorafgaat aan de daadwerkelijke levering van de dienst, is dankzij PSOhub een stuk makkelijker en efficiënter in te richten.” 

Het hele proces wordt gestroomlijnd door de naadloze integratie met HubSpot die kenmerkend is voor PSOhub. Je kunt namelijk alle informatie en data vanuit HubSpot naar PSOhub meenemen, terwijl alle relevante (project)informatie uit PSOhub ook weer terugkomt in HubSpot. De twee pakketten sluiten dus zo nauw op elkaar aan dat ze feitelijk werken als één pakket, ook omdat de look en feel van PSOhub helemaal bij HubSpot past.

Pijnpunten oplossen

PSOhub is een unieke oplossing omdat het platform de muur tussen sales en projectmanagement slecht, en de twee centrale business-elementen op een natuurlijke manier met elkaar verbindt. De oplossing automatiseert dus het hele traject van lead tot cash. “Bij het inrichten van het platform lag de focus speciaal op de pijnpunten die we in de werkpraktijk vaak zagen terugkomen. Smart en self-driving; dat was het uitgangspunt in al onze denkprocessen. De overdracht van sales naar project is bijvoorbeeld vaak ondermaats. In het ideale geval wil je een deal snel uitwerken tot een duidelijk stappenplan. Dankzij PSOhub wordt dat een stuk makkelijker. Je kunt eenvoudig een template van een project maken, waarna je snel kunt overgaan tot de uitvoering van de projectactiviteiten zonder eerst het project van scratch op te bouwen.” 

Een ander knelpunt dat René vaak ziet terugkomen is de urenregistratie. “Dat wordt vaak handmatig in Excel of een vergelijkbare tool gedaan. Eigenlijk is dat ‘dom’ werken omdat urenregistratie dan een administratieve last wordt waaraan je veel kleine uren verliest. Self-driving functionaliteiten zijn de toekomst. Met PSOhub is het mogelijk om je Google Agenda of Outlook te koppelen en zo projecten en uren automatisch te laten registreren.” 

Daarnaast kun je gps-tracking gebruiken. De app koppelt de coördinaten van je locatie aan een bepaald project en registreert automatisch de uren. Het mooie is dat de tracker ook uitlooptijd meeneemt. Duurt een afspraak bij een klant een half uurtje langer? Dan neemt gps-tracking dat gelijk mee. Je kunt bovendien zelf bepalen of het daadwerkelijk gaat om een half uur extra werktijd of dat die uitlooptijd het resultaat is van gezellig napraten onder het genot van een bakje koffie. “Naast de besparing in administratieve tijd zit juist in het opsporen van die verloren uurtjes en kwartiertjes de grote ROI van ons platform”, aldus René.

Functionaliteiten van PSOhub

PSOhub biedt diverse handige en toffe functionaliteiten die professional services automation (PSA) een stuk makkelijker maken. Tijd om de belangrijkste functionaliteiten voor projectmanagement, contractmanagement, tijdsregistratie en facturatie die HubSpot completeren onder de loep te nemen.

Projectmanagement

  • Sloot je een deal in HubSpot? Maak dan een project aan in PSOhub en start met één muisklik een zelfgestuurde setup voor een soepele workflow.
  • PSOhub geeft je de mogelijkheid om per project specifieke doelen te stellen en prioriteren. Dankzij de uitgebreide API kun je PSOhub ook integreren met bestaande projectmanagement-software.
  • Hoe gezond zijn je projecten? Lig je op schema? Of dreig je het budget voor een bepaald project te overschrijden? PSOhub geeft je in één oogopslag een helder overzicht van al je projecten. Je kunt bovendien waarschuwingen instellen die je vertellen wanneer je bepaalde mijlpalen bereikt of over het budget dreigt te gaan. Dankzij voorspellende analyses kun je al in een vroeg stadium voorspellen welke projecten uit de bocht dreigen te vliegen.
  • Intuïtieve dashboards en rapportages leveren de inzichten die je nodig hebt om je projectmanagement naar een hoger niveau te tillen.

Contractmanagement

  • Binnen een kleiner bedrijf heeft een en dezelfde persoon vaak verschillende rollen met verschillende tarieven. Gangbare PSA-software is hier niet op ingesteld. In PSOhub kun je per medewerker verschillende rollen met meerdere tarieven beheren.
  • PSOhub maakt het makkelijk om met behulp van timesheets de kosten voor gemaakte uren en materialen in kaart te brengen.
  • Met data uit HubSpot kun je in PSOhub makkelijk klantcontracten maken die vaste prijzen vastleggen.
  • Houd al je actieve contracten in de gaten via het PSOhub-dashboard en ontdek wat je lucratiefste en minst winstgevende deals zijn.

Uren en kosten tracken

  • Werk je aan meerdere projecten tegelijk? Met de gebruiksvriendelijke timesheet-templates kun je tijdstrajecten haarfijn inplannen en bijhouden.
  • Dankzij de mobiele app voor Android of iOS weet je precies hoeveel tijd je kwijt bent aan projectgerelateerde afspraken en bijeenkomsten.
  • PSOhub houdt je uren bij en koppelt ze via Outlook of Google Agenda automatisch aan het juiste project.
  • Met PSOhub is het handmatig goedkeuren van roosters definitief verleden tijd. Het resultaat: meer tijd voor kerntaken en minder kosten.
  • Een oerwoud aan Excel-spreadsheets en papieren bonnetjes? Vergeet het maar! Met PSOhub krijg je binnen een paar muisklikken een exact en gedetailleerd inzicht in gemaakte kosten en gewerkte projecturen.

Facturatie

  • Het afhandelen van terugkerende facturen wordt met PSOhub kinderlijk eenvoudig. Abonnementen, vaste klanten, termijnen: je stelt het in en hebt er verder geen omkijken meer naar.
  • Gebruik je al bepaalde boekhoud- of factureringssoftware? Geen probleem. PSOhub gaat namelijk prima samen met populaire oplossingen als Quickbooks, Moneybird en Exact Online.
  • Met PSOhub kun je vrijwel elke schakel in de keten automatiseren. Dat geldt ook voor het goedkeuren van facturen, waardoor je waardevolle tijd bespaart. Wil je toch nog een controlerende blik op een factuur werpen voordat je hem de deur uitdoet? Kies dan voor de optie ‘manual sign-off’.

PSOhub

Partnerschap met Appronto

De businesslogica had het team achter PSOhub al vrij snel in zijn hoofd zitten. Maar om het idee om te zetten in een tastbaar resultaat, moest wel een goede partner gevonden worden voor het daadwerkelijk bouwen van PSOhub. “Software is tegenwoordig organisch. Het moet zich kunnen vormen naar veranderende wensen en marktomstandigheden en maandelijks, wekelijks en soms zelfs dagelijks te updaten zijn. Dan kom je al snel uit bij low-code en no-code. We bekeken alle ontwikkelplatformen, waaronder belangrijke spelers als Betty Blocks, Outsystems en Mendix. Uiteindelijk kwamen we bij Mendix en Appronto terecht. We kozen voor Mendix omdat het een gebruiksvriendelijk en superefficiënt platform is.” 

Ook de klik met Appronto was volgens René snel gemaakt: “Appronto wilde het platform niet alleen bouwen, maar ook actief deelnemen aan de lancering en groei van PSOhub. Beide partijen waren razend enthousiast, waardoor er gelijk een stevige basis voor een intensieve samenwerking was.”

Ontwikkeling en livegang

Het ontwikkelen van PSOhub verloopt volgens René voorspoedig. “We slagen er prima in om heel snel meters te maken, ook omdat het door de coronacrisis wat rustiger is dan normaal. Dankzij de out-of-the-boxcomponenten van Mendix is de zakelijke logica heel makkelijk te vertalen naar concrete functionaliteiten.” 

De bedoeling is dat de betaversie van PSOhub op 1 juni verschijnt, gevolgd door de definitieve versie op 1 september. “Zo hebben we nog voldoende tijd en ruimte om de betagroep goed te bedienen.” PSOhub is gericht op zowel een nationaal als internationaal publiek, met een speciale focus, naast de Nederlandse-, op de Angelsaksische markt (de VS, Canada, Australië en Groot-Brittannië), ook omdat HubSpot een sterk internationaal georiënteerd bedrijf is dat een grote populariteit geniet in Engelstalige landen. “We werken ook samen met een Amerikaanse marketingpartner die PSOhub op de Engelstalige markt gaat promoten. Wat betreft de toekomstige functionaliteiten richten we ons vooral op een verdere uitbreiding van de integratiemogelijkheden met andere CRM-pakketten en de feedback waar gebruikers mee terug gaan komen”, besluit René.