Legal Studio en Appronto helpen juridische sector met digitaliseren van workflows

De juridische sector staat bekend als traditioneel en conservatief. Digitalisering wint terrein, maar de meeste werkmethoden zijn al decennia hetzelfde. Het nieuwe KLEA-platform (Knowledgeable Legal Entity Automation) helpt juridische organisaties en afdelingen bij het digitaliseren van workflows en repetitief juridisch werk. Het platform draait nu in meer dan 50 landen bij bedrijven zoals Levi Strauss, Imerys en Carrier. KLEA heeft verschillende juridische afdelingen geholpen een tijdsbesparing van 60% te realiseren en 40% te besparen op operationele kosten. Binnen twee weken bouwde Appronto het eerste prototype van het platform.

Filip Corveleyn, medeoprichter van Legal Studio, was advocaat met een grote interesse in technologie. Hij zag dat advocaten veel van hun kostbare tijd besteden aan taken die niet per se een rechtendiploma vereisten en die gemakkelijk konden worden geautomatiseerd.

"Voor complexe juridische kwesties is het gangbaar om een ​​advocaat een aanzienlijk uurtarief te betalen", vertelt Corveleyn. "Maar voor repetitief juridisch werk is dit niet logisch of noodzakelijk. Ook waren de processen voor het opstellen en valideren van standaard aandeelhouders- of bestuursbesluiten niet efficiënt en namen ze veel middelen in beslag."

Corveleyn besloot om de mogelijkheden van digitalisering van deze processen verder te onderzoeken. Bij modemerk Levi Strauss, het eerste bedrijf waar hij naar keek, ontdekte hij dat het papierwerk, zelfs rond basisprincipes als het formeel benoemen van een nieuwe directeur of het bijeenroepen van een aandeelhoudersvergadering, een tijdrovende en dure uitdaging was. Het simpelweg vervangen van bestuurders in verschillende landen, het goedkeuren van jaarrekeningen, het verlenen van volmachten, of eigenlijk de hele juridische backbone, zou slimmer en efficiënter kunnen worden beheerd.

Naar een hoger niveau zonder een leger ontwikkelaars

Met het KLEA-platform had Corveleyn een product, maar nog geen bedrijf. Hij zag wel het potentieel van KLEA en richtte samen met voormalig Allen & Overy-collega Anthony Verhaegen, Legal Studio op. CTO Bart Reyserhove kwam aan boord en met nieuwe inzichten en waardevolle feedback van klanten werkten ze aan de volgende versie van KLEA.

Corveleyn vroeg Appronto te helpen bij het bouwen van een oplossing om de processen te automatiseren en te stroomlijnen. In amper twee weken kwam Appronto terug met het eerste prototype van KLEA, gebouwd met het Mendix low-code platform. Low-code is een visuele benadering van applicatieontwikkeling waarmee developers met verschillende ervaringsniveaus applicaties voor web en mobiel kunnen maken, met behulp van drag-and-drop-componenten en modelgedreven logica via een grafische gebruikersinterface.

Corveleyn: “Met Appronto en het Mendix low-code platform konden we snel schakelen, workflow-functionaliteit benutten en Klea in slechts drie maanden naar een hoger niveau tillen, zonder dat een leger ontwikkelaars nodig was. Zonder Mendix en Appronto zou dit een jaar hebben gekost.”

60% tijdwinst en 40% lagere operationele kosten

Samen ontwikkelden Legal Studio en Appronto een veilig, gebruiksvriendelijk cloud-platform, dat bedrijfsdata koppelt aan geautomatiseerde workflows. Deze workflows kunnen wisselingen in bestuurders, jaarlijkse vergaderingen, volmachten en nog veel meer taken verwerken. Het platform integreert verder Connective voor digitale handtekeningen en Auth0 voor robuuste authenticatie. Met een ISO-gecertificeerde backbone en end-to-end encryptie is ook de databeveiliging gegarandeerd.

"Het probleem in de juridische sector is dat er geen proces denken bestaat voor repetitieve processen waarbij verschillende mensen betrokken zijn", zegt Corveleyn. "Er is geen uniforme manier om documenten en processen efficiënt te beheren. Dit was een uitdaging voor veel advocatenkantoren en juridische afdelingen. We ontdekten ook dat er geen goed inzicht was in de juridische kosten binnen bedrijven. Grote bedrijven hebben een eigen juridisch team, maar werken daarnaast samen met externe advocaten. Dit betekent dat ook de totale kosten die gemoeid zijn met repetitieve juridische taken niet altijd duidelijk zijn. ”

Bas van der Horst, algemeen directeur van Appronto: “KLEA heeft de administratieve processen voor de juridische sector ingrijpend veranderd en versneld. Het verbindt automatisch de juiste persoon met de juiste workflows en documenten. Zo kunnen gebruikers direct zien of alle bestuurders een besluit of dividend hebben goedgekeurd. Ook als de benoeming van een directeur in meerdere landen moet worden bekrachtigd, zorgt KLEA ervoor dat de vereiste paspoortinformatie op tijd beschikbaar is zonder dat handmatig werk van advocaten vereist is. Klanten van Legal Studio realiseerden zo 60% tijdwinst en konden hun operationele kosten met meer dan 40% verlagen. Dit maakt KLEA tot een waar succesverhaal.”