10 July 2020

KLEA stuwt digitalisering in de juridische wereld

De advocatuur, en juridische wereld in het algemeen, was tot recent een vrij behoudend en traditioneel bolwerk. Veel werk wordt ook vandaag nog gedaan op de oude manier.

Toch is er ook binnen de juridische branche behoefte aan en een drive voor digitale oplossingen die mensen, documenten en workflows verbinden om zo alvast de meer administratieve dan juridische procedures en besluitvormingsprocessen te stroomlijnen. Het door Legal Studio en Appronto ontwikkelde KLEA is een platform dat precies dit doet voor het basisbeheer van juridische entiteiten in meer dan 80 landen wereldwijd.

Behoefte aan meer structuur

Filip Corveleyn“Het idee voor KLEA is ontsproten uit twee bronnen. Enerzijds heb ik een verleden als advocaat. Daarnaast ben ik enorm geboeid door moderne technologie”, vertelt Filip Corveleyn, medeoprichter van Legal Studio. “De advocatuur is een eerder conservatieve branche. Als je een advocaat vraagt of hij ooit vervangen zou kunnen worden door techniek, is het antwoord vaak ‘nee’.”

“Bij Levi Strauss, het eerste bedrijf dat we onder de loep namen, zagen we dat het effectief beheren van de juridische structuren een issue was. Zelfs de basics, zoals het formeel benoemen van een nieuwe bestuurder of het beleggen van een aandeelhoudersvergadering, waren een tijdrovende en dure uitdaging. Het eenvoudigweg vervangen van bestuurders in verschillende landen, het goedkeuren van de jaarrekeningen, het toekennen van volmachten, kortom de juridische backbone van een groep, kon efficiënter beheerd worden.

Het probleem was dat er voor repetitieve processen waarin verschillende personen betrokken zijn, er niet op procesmatige manier wordt gedacht. Niemand beheert de hele zwik aan documenten en procesonderdelen op een efficiënte manier. Dat probleem bleek bij veel bedrijven te spelen.”

Daarnaast is volgens Filip een goed inzicht in de juridische kosten die een bedrijf maakt voor verbetering vatbaar. “De meeste grote ondernemingen hebben een eigen legal team, maar werken daarnaast ook nog met externe advocaten en juristen. Het totale kostenplaatje dat gemoeid is met in de basis repetitieve juridische processen staat dan niet steeds helder op het netvlies.”

Structuur scheppen met KLEA

KLEA 2Binnen een paar weken tijd hadden Legal Studio en Appronto een Cloud platform ontwikkeld dat alle dots in de juridisch processen van begin- tot eindpunt verbindt. Dat heette eerste nog gewoon Legal Studio, maar is inmiddels omgedoopt tot KLEA.

De naam verwijst naar knowledgeable, legal entity en automation, aspecten van juridische processen die met de hulp van KLEA samenvloeien tot een overzichtelijk en gemakkelijk beheersbaar geheel.

De KLEA-software koppelt alle betrokkenen aan workflows en documenten. De klant geeft de input, de software regelt het middendeel en de advocaat verzorgt de achterkant. Dankzij de software hoeven advocaten zich niet meer met repetitieve secretariële taken bezig te houden, maar kunnen ze zich volledig focussen op hun kerntaken. KLEA heeft alle noodzakelijke data en stuurt het proces. Het platform is een slimme database die gegevens opslaat, beheert en in werking stelt.

Het resultaat: processen worden gestroomlijnd en alle data is op één centrale plek te raadplegen. Dankzij KLEA zie je gelijk of iedereen de juiste volmachten of documenten heeft, maar bijvoorbeeld ook of alle bestuurders een besluit of dividend hebben goedgekeurd. Moet de benoeming van een bestuurder in meerdere landen worden bekrachtigd? Dan zorg je er met KLEA voor dat de juiste paspoortinformatie tijdig op alle locaties aanwezig is.

Het platform maakt ook gebruik van automatiseringstools als digitale handtekeningen en single-sign-on. Zo kunnen documenten veel sneller worden ondertekend en lopen processen geen vertraging meer op, omdat iemand weer eens zijn wachtwoord is vergeten. “Mensen hoeven met KLEA niet meer lang te zoeken naar de juiste informatie, waardoor je kostbare tijd wint en juristen zich helemaal kunnen richten op hun corebusiness”, verduidelijkt Filip.

Stapsgewijs

Omdat er wel nog wat koudwatervrees binnen de juridische branche bestond, koos Legal Studio voor een slimme en stapsgewijze introductie van KLEA. “Bovendien hebben we bewust gekozen voor eenvoud en gebruiksvriendelijkheid. KLEA is gemaakt voor en door advocaten en heeft een eenvoudige basisinterface waarin je weinig fouten kunt maken. Je hoeft dus niet bang te zijn dat data en documenten ineens weg zijn als je op een verkeerde knop drukt”, vertelt Filip

Je hebt ook geen uitgebreide training nodig om het platform te gebruiken, de introductie blijft beperkt tot een aantal tips en trucs. Bovendien hoeven organisaties geen ellenlang implementatietraject te doorlopen om het systeem in gebruik te nemen. “De applicatie is dan ook gericht op een gemeenschappelijk kenmerk van beslissers zoals CEO’s, CLO’s en CFO’s: het zijn allemaal hoogopgeleide mensen met weinig tijd en veel werk op hun bord.”

Samenwerking met Appronto

De samenwerking tussen Legal Studio en Appronto verliep volgens Filip van het begin af aan gesmeerd: “De visie en keuzes van Appronto waren essentieel voor het vinden van het juiste spoor. Appronto is een flexibel bedrijf dat enorm veel Mendix-ontwikkelkennis in huis heeft, maar ook bereid is om over de eigen haag heen naar andere oplossingen te kijken.

Dankzij de expertise van Appronto en de snelheid van ontwikkelen in Mendix, die snel testen, ontwikkelen en opschalen mogelijk maakt, hebben we nu in drie maanden tijd een goed werkend platform gebouwd. Als we alles zelf hadden gedaan, hadden we hier waarschijnlijk wel een jaar voor nodig gehad. We hebben ook voor Mendix gekozen omdat het al veel wordt gebruikt door banken, verzekeraars en andere financiële dienstverleners.”

Mooie resultaten en een veelbelovende toekomst

De resultaten liegen er niet om. Bedrijven die gebruikmaken van KLEA besparen 40 procent op hun juridische kosten en boeken een tijdswinst van zo’n 60 procent. Het platform dekt dus een duidelijke marktbehoefte. KLEA wordt momenteel in 60 landen gebruikt en heeft een potentiële dekking van 85 landen.

Naar de toekomst toe wil Legal Studio vooral nog stappen maken op het gebied van documentautomatisering. “Het gaat dan vooral om documenten met veel variabelen die uit verschillende bronnen afkomstig zijn. We willen gaan kijken hoe je met behulp van kunstmatige intelligentie data nog slimmer in een document kunt inbrengen, of juist snel en automatisch de belangrijke info uit zo’n document kunt halen. Snelle kennisverwerking is belangrijker dan ooit, zeker nu je in het huidige coronatijdperk in elk land met verschillende contactregels te maken hebt”, aldus Filip.

De kernboodschap is dan ook: “Centralize your legal entity management, keep local control” met KLEA en Legal Studio.

Meer informatie

Wil je meer weten over de voordelen en het gebruiken van KLEA? Neem dan gerust vrijblijvend contact op met Legal Studio. Of ben je geïnspireerd geraakt door het verhaal achter KLEA en wil je ook een slimme oplossing ontwikkelen voor een bepaald probleem binnen jouw branche? Bij Appronto helpen we je graag verder!

Appronto