ERP vervangen en migreren naar de cloud

ERP-systemen zijn in de jaren tachtig en negentig van de vorige eeuw massaal uitgerold als vervangers van maatwerksystemen. Bekende en populaire voorbeelden zijn SAP R/3, Oracle E-Business Suite, Agresso, Baan en Coda, maar ook kleinere systemen van onder andere Exact.

Het motto: een standaard systeem voor standaard bedrijfsprocessen, met veel flexibiliteit, functionaliteit en een beheersbaar kostenniveau.

Hoewel elke oplossing natuurlijk haar eigen bijzonderheden heeft, delen de diverse ERP-systemen wel een aantal gemeenschappelijke kenmerken:

• Een modulaire opzet met modules zoals finance, sales, supplychain, manufacturing, projects, warehouse managing, HR en CRM;
• Een groot deel van de functionaliteit is configureerbaar;
• De data bevindt zich in een gedeelde database. Je hoeft stamdata uiteindelijk dus maar een keer in te voeren.

ERP-legacy: een blok aan het been

In de loop der jaren zijn deze systemen verder doorontwikkeld, met nog meer modules en functionaliteit. Men heeft functionaliteit toegevoegd waarmee je complete maatwerkmodules kon bouwen met dezelfde look en feel als de standaardmodules.

Handig, toch? Hmmm... het verder uitbouwen van ERP-systemen is helaas nogal uit de hand gelopen. Veel ERP-systemen zijn dermate complex en log geworden dat het oorspronkelijke idee zijn doel ver voorbijgeschoten is. Een blok aan het been dus. Er zijn dan ook diverse problemen waar bedrijven tegenaan lopen als ze te maken krijgen met legacy-ERP’s.

Zo wordt er vaak nieuwe technologie aan het platform toegevoegd, maar de oude technologie wordt zelden uitgefaseerd (legacy). Hierdoor zijn ERP-systemen complex, groot en log geworden. Het upgraden van een legacysysteem naar een nieuwe, vaak in de cloud draaiende versie, wordt dan complex of zelfs onmogelijk. Een herimplementatie is in zo’n geval het enige alternatief. Door de verouderde technologie is een legacy-ERP bovendien niet altijd snel en soepel te integreren met moderne systemen. En laat dat nu net een van de meeste gestelde vragen zijn van de business anno 2020.

De monoliet

ERP-systemen oude stijl kenmerken zich door een monolithische architectuur. Alle software wordt in zijn geheel geïnstalleerd, waardoor er een monoliet ontstaat. Verder zijn er vaak veel verschillende versies van zo’n ERP in gebruik. En dan hebben we het nog niet over de vele parameters die ervoor zorgen dat ieder ERP-systeem uniek is qua gedrag en versies. Er is geen klant die met exact dezelfde versie en modules draait. Dat verklaart ook waarom upgrades zo complex zijn en erg lang duren.

Je doet je best om ze met succes uit te voeren, maar het gaat (te) moeizaam of het project komt tijdelijk stil te liggen. Men komt er vaak eenvoudigweg niet meer uit. Met andere woorden: het bij de tijd houden van een legacy-ERP is niet meer behapbaar. Upgrades te lang uitstellen is geen alternatief.

Maar hoe moet het nu verder als je als bedrijf toch mee wilt in de vaart der volkeren? Niet upgraden en het oude systeem niet vervangen zijn geen serieuze opties. De ondersteuning voor je verouderde ERP-platform houdt immers een keer op. En in de tussentijd gaan en de zaken natuurlijk gewoon door.

Stilstand is achteruitgang

Stilstand is achteruitgang, een wijsheid die zowel geldt voor de business- als IT-kant van je bedrijf. Appronto heeft een duidelijke visie op de bovengenoemde problemen. Onze aanpak: “Verdeel en heers”. Je moet het probleem in stukken hakken, een advies dat je het beste heel letterlijk kunt nemen. Het is namelijk onmogelijk om een groot ERP-platform in één grote big-bang operatie te vervangen.

Je zult het ERP-systeem dus in kleinere functionele stukken moeten knippen. Je vervangt het oude ERP systeem door meerdere standaard- en/of maatwerksystemen. Dat doen we op de onderstaande manieren:

Functionaliteiten bepalen en overzetten

Bepaal welke basisfunctionaliteiten het nieuwe ERP-systeem moet hebben. Voorbeelden van functionaliteiten/modules zijn financiën, verkoop, inkoop, activa, logistiek en voorraad.

Verhuis de overige functionaliteiten naar een andere omgeving. Je hebt hierbij de keuze uit:

• ‘Best-of-breedapplicaties’: voorbeelden hiervan zijn CRM, salarisverwerking en een Warehouse Management Systeem.
• Een maatwerkplatform met 1 of meerdere apps als laag over standaardsystemen heen. Denk hierbij aan klantportalen, mobiele apps, klantspecifieke business of processen die uniek zijn voor jouw organisatie.

Wat, waarom en hoe: IT-architectuur

Vervolgens kom je uit bij het wat, waarom en hoe. Het waarom bestaat uit het ontwikkelen van een degelijke IT- en business-strategie met duidelijke doelstellingen en prioriteiten. Het wat draait vooral om het praktisch uitwerken van de IT-oplossingen die je nodig hebt om te kunnen voorzien in jouw wensen en behoeften.

Het hoe omvat het herdefiniëren van de IT-architectuur. Let hierbij op de onderstaande onderdelen:

• Gebruik de juiste technologie voor het juiste probleem;
• Maak je platformkeuzes op basis van wat je nodig hebt. Meestal is dit een combinatie van best-of-breed applicaties, maatwerk apps, een integratie platform en een rapportage platform (datawarehouse, BI).
• Ontkoppel applicaties altijd via een integratielaag en voorkom rechtstreekse koppelingen tussen systemen;
• Ontwerp oplossingen die schaalbaar zijn. Stel je de vraag: “Werkt alles nog naar behoren als het aantal transacties de komende jaren explosief gaat stijgen met een factor 2, 3, 5, 10, 100 etc?”;
• Kies de juiste infrastructuur voor je organisatie. Je kunt kiezen uit een publieke of private cloud, de twee combineren in een hybride omgeving of meerdere private of publieke clouds tegelijkertijd gebruiken. Het laatste noemt men ook wel multi-cloud. Dat komt steeds vaker voor;
• Bepaal in het verlengde hiervan ook je eisen ten aanzien van security. Waar bevindt zich de data? En hoe wil je de data beveiligen?

Planning

Het laatste deel van de verbouwing is de planning. Richt je in deze fase vooral op de onderstaande aandachtspunten:

• Breng afhankelijkheden in kaart;
• Maak een stappenplan en bepaal de prioriteiten. Wat moet eerst, wat kan later?;
• Zet dit plan om in een concrete roadmap of een projectportfolio.

En starten maar!

Appronto: Boomi en Mendix als fundament

Appronto is een erkende specialist in het adviseren van klanten die hun legacy-ERP’s willen moderniseren. Daarnaast helpen wij klanten dagelijks met het ontwerpen en bouwen van innovatieve oplossingen op basis van de Mendix- en Boomi-platformen.

Een integratieplatform speelt in onze visie op architectuur een cruciale rol. Los van Boomi; een integratieplatform is noodzakelijk om een ERP-monoliet succesvol en stap voor stap te migreren. Een integratieoplossing is dus een onmisbare schakel in het realiseren van onze visie.

Appronto gebruikt hiervoor het Boomi-platform. Boomi is een low-code iPaas, een “Integration Platform as a Service”. Afhankelijk van de use case gebruik je modules zoals Integration, API Management, Flow, Data Catalog of Master Data Hub.

Concreet biedt biedt Boomi koppelvlakken met allerlei applicaties en technologieën. Boomi heeft inmiddels meer dan 100+ connectors. In de praktijk betekent dit dat je met alle platformen kunt integreren waaronder ERP systemen zoals SAP R/3, Oracle E-Business Suite, Netsuite, Exact etc.

Met de lancering van “Boomi Axis for SAP” afgelopen augustus is het integreren van SAP systemen nog beter en makkelijker geworden. Wij verwachten hier de komende jaren veel van. Dit is belangrijk nieuws voor SAP klanten!

Het type applicatie wat we hiermee ontwikkelen zijn veelal ‘systems of innovation’ en ‘systems of differentiation’. Applicaties die jou helpen om je digitaal te onderscheiden van de concurrent doordat je processen slimmer, sneller, goedkoper, eenvoudiger en gebruiksvriendelijker zijn.

Kortom: de flexibiliteit die Mendix en Boomi bieden helpt je bij het beheersbaar maken en oplossen van het ERP-legacy probleem. Hier liggen dus kansen! Gefaseerd, stap voor stap en agile. Neem gerust contact met ons op voor meer informatie.